Ein Archiv darf nicht aus dem Zugriff fallen
Bei Möbeln ist es nicht schlimm, wenn am Montag ein Stuhl im falschen Raum steht. Bei Akten ist es das Ende des Arbeitstags. Wer am Montagmorgen eine Akte sucht, die niemand zuordnen kann, verliert nicht Minuten, sondern den Vorgang.
Deshalb arbeiten wir bei Archiven nicht nach Volumen, sondern nach Ordnung. Der laufende Meter Regal ist die Einheit, in der ein Archiv ohnehin gedacht wird, und er ist auch die Einheit auf unserer Rechnung. Jeder Meter bekommt seine Nummern, jede Nummer ihren Platz auf einer Liste.
Diese Liste ist das eigentliche Ergebnis. Sie geht mit dem Transport mit, und am Zielort wird nach ihr eingestellt. Wenn nach dem Umzug jemand den Ordner von März sucht, sucht er auf einem Blatt und nicht in einem Kartonstapel.
Wie ein laufender Meter Regal zum Betrag wird
Abgerechnet wird je laufender Meter Regal, und wie überall auf dieser Site entscheidet die Spalte über den Satz. Umgepackt und nummeriert kostet der Regalmeter im Tagfenster 14 €, im Randfenster 16 € und im Wochenendfenster 17 €.
An einem Beispiel: Ein Archiv mit 60 laufenden Metern ergibt im Tagfenster 840 Euro. Dieselben 60 Meter ergeben im Randfenster 960 Euro, also 120 Euro mehr. Das ist der Preis dafür, dass das Archiv während der Geschäftszeit benutzbar bleibt und die Arbeit nach Feierabend läuft.
Wie viele Meter es sind, zählen wir beim Rundgang zusammen, und zwar Regal für Regal. Geschätzt wird dabei nichts: Ein Archiv, das in der Aufnahme kleiner ist als in Wirklichkeit, kostet am Termin Zeit und Sie am Ende eine Nachrechnung.
Aktenkartons stellen wir, und zwar die, die in Standardregale passen und ein Beschriftungsfeld haben. Sie stehen mit 1,10 € je Stück und Woche im Materialteil der Preisliste und werden nach dem Umzug wieder abgeholt. Möbeldecken und Packpapier stehen dort ebenso.
Nummerieren, verladen, in derselben Reihenfolge einstellen
Der Ablauf ist immer gleich, und er ist absichtlich langweilig. Was bei Akten schiefgeht, geht schief, weil irgendwo abgekürzt wurde.
Am Zielort hängt vorher ein Plan der Regale an der Wand, mit denselben Abschnittsnummern wie am Ausgangsort. Erst wenn der Plan hängt, fährt der erste Karton los.
Diese Folge halten wir auch dann durch, wenn es schnell gehen muss. Ein Archiv ist der einzige Teil eines Umzugs, bei dem Eile hinterher mehr Zeit kostet als sie vorher spart.
Vier Schritte, und keiner davon wird übersprungen:
- Regalabschnitte werden nummeriert, und die Nummern kommen auf die Liste und an das Regal.
- Die Ordner gehen abschnittsweise in Aktenkartons, jeder Karton trägt die Nummer seines Abschnitts.
- Verladen wird in der Reihenfolge der Nummern, damit am Zielort rückwärts ausgeladen werden kann.
- Eingestellt wird nach dem Regalplan, und am Ende wird die Liste gegen die Regale abgeglichen.
Wenn das Archiv später kommt als das Büro
Oft ist die neue Fläche kleiner als geplant, oder der Archivraum ist noch im Ausbau. Dann zieht das Büro und das Archiv wartet. Dafür lagern wir Aktenbestände ein, je laufender Meter Regal, trocken und verschlossen.
Der Satz für die Aktenlagerung liegt bei 4,50 € im Monat je laufender Meter Regal und hängt nicht am Arbeitsfenster. Ein Bestand von 60 Metern kommt damit auf 270 Euro im Monat. Abgeholt und später zugestellt wird je Fahrt, und dieser Posten steht getrennt im Angebot.
Der Bestand bleibt auf Abruf zugänglich. Wer eine Nummer braucht, sagt die Nummer, und der Karton kommt. Wo das Lager steht, steht nicht auf dieser Seite; bei fremden Unterlagen ist das die bessere Auskunft.
Das gilt für Bestände aus dem Ort genauso wie für die aus dem Business Campus Garching-Hochbrück oder aus Oberschleißheim; nach Garching sind es 13,9 km, nach Oberschleißheim 4,2 km.
Unterschleißheim Umzugshelfer 
